Essere titolari di una azienda commerciale o responsabile di una rete di vendita richiede attenzione a una serie di variabili. La mancanza di un adeguato sistema di controllo può portare a risultati spiacevoli per l’azienda. Queste sono tre azioni fondamentali
1-Il monitoraggio dei risultati degli agenti (o collaboratori del reparto commerciale)
2-La creazione di un sistema di feedback della rete vendita, su come si vendono i tuoi prodotti/servizi e su come migliorare l’offerta
3-La comprensione della dinamica della rete vendita per introdurre le azioni necessarie as aumentare i ricavi e la marginalità

Per avviare queste azioni in modo efficace, è necessario mettere a punto un sistema per la gestione e il controllo della rete vendita. Ecco alcuni consigli utili.

1. Il budget delle vendite: partecipato perché sia efficace
La messa a punto di un budget delle vendite consente all’impresa una previsione sui ricavi futuri; quelli che si ipotizza di realizzare in un arco temporale compreso fra alcuni mesi, e tutto l’anno in corso.

L’obiettivo è ottenere un budget finale aggregato, con il contributo di tutti i gruppi coinvolti, attraverso la raccolta delle previsioni da parte delle diverse aree di vendita sul territorio.

Questo strumento permette di considerare in modo complessivo, e conseguentemente modulare al meglio per il periodo seguente :
•    i fattori interni : i vincoli di produzione, le vendite realizzate nei periodi precedenti, la disponibilità di risorse, etc.
•    i fattori esterni : l’andamento della domanda, il comportamento di competitors, etc.
•    le indicazioni specifiche della forza vendita, per propria area geografica di competenza:
•    volumi di vendita, il più possibile distinti per prodotti o comunque linee di offerta;
•    prezzi di vendita unitari;
•    ventuali programmi di sconto (su quantità, su volume di acquisto, ecc…), promozioni e incentivazioni per clienti/consumatori da applicare (valori, periodicità, etc.).

2. La reportistica : condivisa, per un buon monitoraggio della rete vendita
Il tempo è prezioso per tutti, sia per l’azienda che per gli agenti, è quindi importante evitare che l’attività di reporting risulti complessa e dispendiosa in termini di tempo. E’ quindi fondamentale, la predisposizione di un sistema di monitoraggio condiviso, integrato anche dai suggerimenti operativi dei vari reparti su temi come :  processi di comunicazione, strumenti e modelli standard per la comunicazione

I contenuti “standard” del sistema di reportistica, dovrebbero essere :
•    Attività realizzate – di pre-sale (visite, preventivi, etc.), formazione/addestramento, post-vendita (reclami gestiti, esiti, etc.), analisi di mercato e della concorrenza (relazioni su attività dei concorrenti e generali sul mercato).
•    Risultati conseguiti – ordini acquisiti, con il dettaglio per le diverse aree geografiche dei prodotti venditi, a valore e a volumi.
•    Feedback dai clienti e dal mercato raccolti sull’offerta dell’azienda, utili per interventi di upgrading dei prodotti/servizi esistenti e la progettazione di nuovi servizi

3. La relazione con gli agenti : integrata al sistema informativo perché sia veloce e razionale
L’utilizzo di strumenti informatici ad hoc per mette di facilitare e automatizzare le relazioni tra azienda e rete vendita. Una integrazione con il sistema informativo aziendale è fortemente raccomandata, poiché:
•    agevola le attività degli agenti : l’organizzazione delle visite, la gestione di una cronologia storica dei contatti
•    favorisce la razionale condivisione di dati comuni : anagrafiche dei contatti, volumi di vendita a cliente
•    facilita e velocizza. la relazione con l’impresa della forza vendita, consentendo la con minimi contributi .

Un sistema di reporting ben congegnato, deve essere in grado di generare la reportistica correlata, con minimi contributi del personale. Questo obiettivo è raggiungibile gestendo dati già presenti, poiché inseriti durante la normale routine delle attività di vendita attraverso gli strumenti Hw e Sw, messi a disposizione al personale dall’azienda.

4. I costi sostenuti : evidenziati e specifici, per valutare l’efficienza delle attività della rete vendita
Per avere un quadro completo sul costo complessivo e quindi dell’impatto economico delle attività della rete vendita, è importante conoscere :
-costi sostenuti dai commerciali per raggiungere i potenziali clienti e mantenere le relazioni con i clienti già acquisiti
-costi relativi al mantenimento del rapporto con gli agenti, a fronte della loro capacità di portare sul mercato i prodotti

Le informazioni e le voci di spesa di dettaglio, da tenere sotto controllo, sono diverse :
•    inquadramenti contrattuali delle figure commerciali e
•    obiettivi assegnati;
•    spese di trasferta;
•    spese generali di telefonia;
•    leasing e benefit collegati alla rete vendita;
•    provvigioni per gli agenti;
•    costi indiretti di gestione amministrativa delle vendite; et c. ripartite per prodotto o linea di prodotti, per mercato / aree geografiche, per tipologia di cliente, et c.

5. La valutazione delle performance : dettagliata, per comprendere i margini di miglioramento
Il budget delle vendite, la reportistica periodica, il controllo dei costi sostenuti, sono gli strumenti di base, per procedere alla verifica dell’effettiva performance della rete vendita, attraverso la valutazione delle seguenti voci :
•    gli scostamenti tra ricavi di vendita lordi totali e netti previsti e realizzati e del peso delle diverse voci (sconti, abbuoni, etc.),
•    gli scostamenti, a livello di ricavi netti, con riferimento a prezzi unitari di vendita, quantità vendute e mix di prodotti venduti,
•    l’incidenza delle spese complessive (dirette, indirette, opportunamente ripartite) sostenute per le attività di vendita e i risultati raggiunti dalla rete vendita.